معاملة الترقية العلمية بتقديم طلب رسمي للجهة المختصة، مرفقاً بجميع المستندات المطلوبة مثل السيرة الذاتية والبحوث المنشورة. يقوم قسم الشؤون العلمية أو الموارد البشرية بمراجعة الطلب والتأكد من استيفائه للشروط الأكاديمية والإدارية. بعد ذلك تُحال المعاملة إلى لجنة الترقية العلمية لتقييم الإنجازات البحثية والأكاديمية للمتقدم. تُجرى المقابلات أو التقييمات اللازمة إن وجدت، ويتم إعداد تقرير مفصل برأي اللجنة. يُرفع التقرير إلى الإدارة العليا للموافقة النهائية على الترقية. وأخيراً يتم إخطار الموظف بالقرار وتحديث بياناته الوظيفية بما يتوافق مع الدرجة الجديدة.